Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Vad är metadata?

Cloud Germany11

Metadata är något som blir viktigare för varje dag för att kategorisera och filtrera ut rätt information. Mängden information som lagras digitalt gör att det blir extremt svårt att hitta rätt.

Information om information eller data om data är vad metadata betyder. Du använder metadata utan att veta att det är, jag ska försöka förklara vad du har för nytta av det i Microsoft SharePoint.

Att lagra information i SharePoint är vi många som gör, en del lagrar enbart dokument och det är en bra början. Tyvärr är det vanligt att dokumenten lagras på gammaldags vis i mappar.
Det är inte ”best practice” att använda mappar i SharePoint, men säger du hur ska jag då kunna hitta bland mina dokument? Med metadata kan du sortera, filtrera och gruppera dokument samt även söka bland dom. Att använda mappar i SharePoint har det skrivits mycket om och jag har förklarat och analyserat vilka problem som uppstår med mappar. Det är bl.a. de här problemen.

  • Dubbellagrade filer, en användare lagrar en fil i en mapp och den andra i en annan mapp och båda tror att de jobbar med samma dokument.
  • Mappar som av misstag flyttas som de är undermappar i en mapp.
  • Mappar som innehåller konstiga tecken som sen inte kan användas i SharePoint.
  • Mappar med extremt långa namn med massor av ord och mellanslag.
  • Felstavade namn på mappar eller olika strategi för namn.

Men vad är då metadata? Låt mig visa en bild på hur du kan filtreras när du söker i SharePoint, som du ser har jag använt taggar som filtreringsalternativ. Taggar är en form av metadata och det använder vi ju i sociala medier varje dag.

Metadata

I SharePoint finns det även en funktion som jag arbetat med och har skaffat mig en god erfarenhet att dela med mig av hur du och dina kollegor kan börja använda. Jag menar metadata-katalogen eller som det benämns på engelska Metadata Term Store. Det är en funktion som gör att företagets alla anställda kan använda samma ord och med likadan stavning, de orden kan också användas för att sortera, filtrera och gruppera dokument och annat i SharePoint. Du och dina kollegor får det lättare att införa metadata och framför allt börja använda det.

Metadata2

Bilden ovan visar 2 termer som jag jobbar med i NetIntegrates term store, det är en kategorisering var jag fått referensen från för ett potentiella uppdrag hos kunder som jag sedan lägger in i SharePoint i min ”pipeline” med potentiella affärsmöjligheter. Det här är några exempel på hur du kan använda dig av metadata.

Vill du veta mera kan du kontakta mig på Twitter eller via Linkedin

Social media

Latest posts