Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Vad är Content Types i SharePoint

I love SP Ska du ha nytta av SharePoint bör du lära dig Content Types

När du börjar lägga in mycket information i SharePoint så kommer du säkert på att du kunde ha organiserat SharePoint lite smartare. Du skapar dokumentbibliotek som du fyller och när antalet filer är mer än 5 000 så får du problem att synkronisera samt du får varningar. Du skapar även en del listor och kalendrar som du lägger till nya kolumner till, som i flera fall innehåller samma typ av information. Det hade kunnat undvikas med Content Types som är en av basfunktionerna som du bör lära dig.

Vad är då Content Types undrar du säkert? Har du reflekterat över när du skapar en lista eller ett bibliotek att det från början finns med ett antal förutbestämda kolumner?
När du skapar listan eller biblioteket så har du använt fått med en fördefinierad Content Type, för en kalender så får du med en Content Type som har på svenska namnet ”Händelse” och på engelska event.

Event Content Type2

Om du tittar på bilden så ser du att det finns ett antal kolumner som är standard, men du kan lägga till kolumner av typen webbplatskolumner.

En webbplatskolumn är tillgänglig för listor och bibliotek i den webbplats som den skapats i samt i samtliga underwebbplatser.

Skapar du en webbplatskolumn för xxx.sharepoint.com så är den tillgängliga i samtliga webbplatser i bilden nedan. Skapar du en webbplatskolumn i xxx.sharepoint.com/sales så är den enbat tillgänglig där samt i underwebbplatsen xxx.sharepoint.com/sales/a och inte i någon av de andra webbplatserna på bilden.

site map

En Content Type innehåller förutom kolumner även inställningar för arbetsflöden och informationshanteringsprincip. Arbetsflöden är funktionen i SharePoint för att automatisera processer. Det kan vara processer som godkännande av dokument, skicka e-post för godkännande av kalenderhändelser(vanligt är semesterkalendern). Om de läggs in i en Content Type så återanvänds även de när en Content Type läggs till en lista eller ett bibliotek tillsammans med kolumner. Fördelen är även att när förändringar ska göras krävs det enbart förändring i Content Type, du kan automatiskt uppdatera listor som använder sig av den uppdaterade Content Type.

Om du har flera webbplatser på toppen som i hierarkin ligger bredvid xxx.sharepoint.com så kan du skapa en webbplats med funktione Content Type Hub som de övriga topp webbplatserna får uppdateringar från. Har du en SharePoint server och inte en SharePoint Online måste du skapa en Content Type hub själv via Central Administration och sedan aktivera funktionen via Webbplats Inställningar. För dig som har SharePoint Online via Office365 så har Microsoft redan skapat en Content Type Hub åt dig men den är dold och syns inte ens i SharePoint Administration för administratörer.

Vill du veta hur du hittar den kan du maila mig eller kontakta mig på Twitter

Nästa vecka kommer jag troligen blogga om Onedrive i Office365 och förklara att det inte enbart är för dokumentlagring, det är t.o.m. en egen SharePoint.

Hittills i år har jag inte skrivit ut något som inte är tvingande enligt lag(bokföring), jag har skannat 50 sidor dokument som nu lagras i SharePoint eller OneNote(som också lagras i SharePoint). De papper som inte innehållit hemlig information som krävt att de tuggas har gått till pappersåtervinning. Det är ett av mina bidrag till miljön, vad är dina?