Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Sök i SharePoint

SP sökruta

 

En av de kraftfullaste funktionerna och fördelarna med SharePoint är sök. Det möjliggörs av  att allt i SharePoint lagras i en SQL-databas samt kopplingen med metadata. Via ett schemalagt jobb så indexeras databasen och du kan söka på allt som är tillgängligt, även innehåll i dokument och listor.

Administratören gör en konfigurering av hur ofta sökning ska genomföras samt vilket konto som gör sökningen. Men hur säkert är det kanske du tänker, nu är det så smart skapat att även om kontot som söker har fullständigt behörighet i SharePoint så ser du bara de resultat som du är behörig till.

Här finns ytterligare en anledning för administratören att ha en god s.k. governance-plan som visar även på vem som ska ha åtkomst till den lagrade informationen. En användare ser allt de är behöriga att komma åt vid en sökning. Har då administratören missat att alla inte ska ha åtkomst till ekonomirapporterna från ledningen så kan en användare upptäcka det vid en sökning.

En administratör ställer in sökfunktionen i en SharePoint server via tjänsten Search Service Application. Jag visar här en bild från min test-server.

Search admin

 

Har du Office365 och SharePoint Online kan du göra en del administration men inte lika mycket som om du har en egen server. Ett exempel är att du kan inte styra hur ofta servern hos Microsoft indexerar i dina webbplatser i SharePoint Online. Det finns ändå en hel del du kan göra och lära dig om sökfunktionen i SharePoint Online.

SPO sökadmin

 

Har du SharePoint Online plan 2 som ingår i vissa Office365 licenser(bl.a. E3) så har du tillgång till en kraftfull webbdel som heter Innehållssökning på svenska och på engelska Content Search.
En webbdel kan du lägga till på en SharePoint-sida(din startsida är en sida i SharePoint), när du lägger till innehållsfråga så är den inställd på att fråga efter de 3 senast lagrade filerna i din webbplats.
Du kan ändra det som ska sökas ut i databasen, vill du och känner att du har tid så är sökfunktionen något som är värt att lägga tid på att lära sig.
Har ni en egen eller hyr en SharePoint-server hos någon driftleverantör så krävs det att ni har licensen SharePoint Enterprise för att få webbdelen innehållsfråga. Det finns andra fördelar till att ha licensen SharePoint Enterprise som jag skrev om tidigare i bloggen.

När du skriver något i sökrutan så visas det i form av ett sökresultat, när du installerat din server eller tecknat ditt abonnemang på SharePoint Online så finns ett antal färdiga sökresultat som visas. Är du duktig på att programmera så kan du skapa egna sökresultat som kan bli mycket snygga. Du kan filtrera efter de olika resultattyper genom att klicka på en av de som du ser, notera att det även går att indexera information som lagrats i OneNote böcker som lagras på SharePoint servern!

SP resultattyp

 

Med hjälp av metadata som är nyckelord eller speciella kolumntyper som du kan använda dig av i SharePoint kan du göra utsökningar med innehållsfråga på allt som är märkt med ett metadata-värde. Jag har på bloggen tidigare skrivit en del om metadata, i det verktyg jag använder för min blogg finns också en sökfunktion. Du kan där skriva in metadata och söka ut allt jag skrivit om metadata.

Att lära sig hantera sök i SharePoint tar tid och det finns de som enbart håller på med sök, vill du fördjupa dig mycket i ämnet kan du dels läsa på Sharegates blogg samt om du är lite kunnig i programmering på en av de bästa i världen på SharePoint sök en norrman med svenskt påbrå som heter Mikael Svenson. Sen finns det ju hur mycket annat som helst skrivet i böcker samt att du kan använda sök på internet. Och då menar jag inte Bing utan Google, jag har själv gjort en anpassning av sökkällor i SharePoint Online så det går att göra en sökning via Google i SharePoint. Jag ska när jag avsätter tid för det göra en video om hur det fungerar.

Jag brukar förklara sök i SharePoint att det är som när du söker på Google fast internt i er SharePoint. För de som inte vet vad SharePoint är och hur sök fungerar så har jag ett väldigt fiktivt kundärende.

Tänk dig att Scania ringer och ber om samma offert som du gav dom för 3 år sedan. Du vill inte avslöja för din kontakt att du inte minns vad du offererade då. Har du allt i pärmar i bokhyllan så skulle du ställa dig framför bokhyllan och ropa offert Scania för 3 år sedan. Då lyser en pärm upp och när du öppnar den så får du direkt fram offerten till Scania. Så kan SharePoint sök fungera, du skriver Offert Scania på tangentbordet i sökrutan. Du filtrerar så du bara ser det som är äldre än ett år och du får en sökträff som du klickar på och din offert öppnas.

Prova på sökfunktionen i SharePoint så inser du snart att du önskade att du har mer tid att lägga på att lära dig hur det fungerar. Har du egna erfarenheter och frågor om sök så är du välkommen att kontakta mig via e-post eller ta kontakt via Linkedin eller Twitter, har du Yammer så hittar du mig där men inte på andra sociala medier.

Social media

Latest posts