Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Låt inte SharePoint och OneDrive business bli en informations-kyrkogård

Bild molnet röda tråden 476x287

Med en obegränsad mängd lagringsutrymme så blir det lätt att fylla SharePoint Online och OneDrive for Business med en ocean av information där du lätt kan drunkna. Jag har själv hamnat lite där och har ett tag nu rensat och arkiverat.

Det viktiga arbetet för hela företaget bör ske i form av en kommitté med olika roller. Kommitténs uppgift är att ta fram och förvalta en plan för regler och policy om vad som får lagras, var det ska lagras samt vem som har tillgång till informationen som lagras. Det räcker inte bara med det, ni behöver även ta fram en plan för när ska information arkiveras och hur ska den arkiveras. Vad ska t.ex. göras med en SharePoint webbplats som inte rörts på 6 månader?

Kommitténs roller är bl.a.

  • Server administratör(om ni har egen SharePoint med Office365 sköter Microsoft det åt er)
  • SharePoint administratör(konfigurerar nya webbplatser, administrerar lagringsutrymme samt tar fram arkiv-webbplatser)
  • Metadata-administratör(administrerar företagets metadata-katalog och lägger in termer som respektive avdelning/användargrupp önskar) Den här rollen är extremt viktig!
  • Helpdesk(Det är en av de viktigaste rollerna som ska hjälpa användare samt dokumentera vilka problem som är vanliga för att föreslå utbildningsbehov)
  • Säkerhetsansvarig(Glöm inte bort den här rollen, den mängd information och den känslighet som den har kräver den här rollen)
  • Sökansvarig(När innehåll rensas ska det tas bort som sökträffar, tror du Google låter bli att rensa indexeringar av webbplatser?)
  • Utvecklare(Det krävs alltid lite anpassning, min erfarenhet med att arbetat i SharePoint sedan 2006 kräver åtminstone en del arbetsflöden)
  • Webbplats redaktör/designer(Rollen ska göra SharePoint användarvänligt och anpassat till företagets digitala profil)
  • Webbplats-ägare(Rollen är för den som äger informationen/innehållet på webbplatsen. Det är ofta enbart den som kan besluta om när information ska arkiveras)
  • Utbildare/Mentor(Under alla år jag arbetat i IT-branschen så har utbildning ofta varit obefintlig. Användarna måste känna att SharePoint är ett verktyg som hjälper de i sin vardag)

När ni nu har ett team som kan arbetat strukturerat och som samlas minst en gång/kvartal kan ni börja fylla på med innehåll. Innan ni gör det färdigt är min rekommendation att starta test och utvecklings webbplatser i SharePoint.

Några tips om hur ni kan strukturera era dokument så ni slipper undan mappar(jag vet att det är en utmaning men ni kommer tacka mig om ett år)

  • Skapa flera dokumentbibliotek, gärna ett för varje topp-mapp ni har på server-disken (ofta g:) idag.´Gör det här definitivt i OneDrive for Business, annars riskerar du att synkronisera mer än vad din hårddisk klarar.
  • Skapa kolumner för att filtrera dokument efter t.ex. kund, dokumenttyp, status(utkast, godkänd, arkiveras) men även annat som passar in på er struktur.
  • Använd er av metadata-kolumner istället för alternativ-kolumner.
  • Skapa vyer för att visa t.ex. de senaste 7 dagarnas dokument eller de senaste 90 dagarnas dokument. Ni kan även ha en vy för en viss kunds dokument.
  • Hjälp era användare att skapa personliga vyer så att de enkelt kan arbeta med det innehåll som är viktigast för dom.
  • Konvertera vanligt använda Excel-filer till listor!
  • Skapa resursbibliotek för att samla bilder och filmer istället för att lagra de i dokumentbibliotek.

För att underhålla och ha aktuell information på SharePoint krävs ett kontinuerligt arbete med att hålla rent/arkivera så att inte ert SharePoint blir en informations-kyrkogård.

 

analys

Ni bör även i er policy ta fram riktlinjer för vad som får lagras på främst OneDrive for Business som ofta kommer ersätta hem-katalogen H:

  • Ska användarna få lagra privata dokument?
  • Vem har rätt att granska vad användarna lagrar på sin OneDrive for Business?
  • Vilka skyldigheter har administratörer/helpdesk att rapportera om användare lagrar olagligt innehåll på SharePoint?
  • När, hur och var ska information arkiveras som finns på OneDrive for Business?
  • Hur hanterar vi OneDrive for Business för användare som slutar på företaget? (tar ni bort kontot försvinner även OneDrive)

Vill ni ha hjälp att ta fram en Governance-plan så kan ni få ett Lync-möte med mig som start, jag bjuder på 30 minuters diskussion för jul för 10 första som anmäler sig. Anmäl dig idag!

Nästa vecka ska jag ge lite tips om hur du kan migrera filer till SharePoint Online och vilka utmaningar du har med migrering.