Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

SharePoint är inget IT-projekt!

Ove process SP

Ett av de vanligaste misstagen som görs vid införande av Microsoft SharePoint är att tro att det är ett projekt som ska drivas av IT-avdelningen, precis som många gjorde för 10-15 år sedan med webb. SharePoint är ett Content Management System(CMS) där IT-konsulter och IT-avdelningar ska vara de som skapar infrastrukturen och inte innehållet. Det är verksamheten och som kan klassificera och granska innehållet och inte en IT-tekniker.

Min process som SharePoint-mentor är i 3 steg där jag är rådgivande konsult åt mina kunder, jag gör oftast själv men ibland tillsammans med branschkollegor(jag har inga konkurrenter) det tekniska hantverket med att anpassa SharePoint till kundens behov. Anpassning av SharePoint krävs för varje kund, det är ytterligare ett misstag som görs framförallt vid migrering till SharePoint Online i Office365. Jag har skrivit tidigare om att SharePoint med Onedrive för företag inte är en ersättning för en filserver.

Det jag gör hos mina kunder är en process som jag jobbat fram under flera år som jag satte mig ned och dokumenterade under förra året. Det viktiga är att jag kan för lite för att avgöra vad kunden har för information som ska flyttas in i SharePoint.

  1. Förstudie
    Den här fasen är egentligen den viktigaste, jag har i många år hävdat att det vid införande av IT-system finns en variant av 80-20 regeln som är vanlig när säljchefer/konsulter definierar kunderna. Tyvärr gör de flesta fel och lägger 20% av tiden i projektet på att planera och ta IT-systemet i drift samt 80% av tiden på felsökning och felhantering efter införandet.
    Min målsättning är att göra tvärtom, lägg 80% av tiden på planering så räcker det med 20% för införande och felhantering. Det intressanta är att i det senare fallet går det ofta mycket mindre tid samt att användarna blir mer nöjda.

    Jag leder i den här fasen kunden i en workshop för att få fram deras behov samt göra dom insatta i hur och med vilka funktioner dom kan dra nytta av SharePoint. Förstudien avslutas med att en aktivitetsplan tas fram där tider beräknas för mitt arbete vid införande samt även vilken tid och vilka resurser måste kunden själv bidra med vid införandet.

  2. Införande
    Innan införandet så gör jag och kundens resurser det i ett test-system som jag skrev om i förra veckans blogg. Vi säkerställer då om det vi kom fram till i förstudien fungerar i verkligheten samt ser om det finns förbättringar som ska genomlysas i en revidering av förstudien.
    När väl systemet är klart så bistår jag kunden som SharePoint-mentor att fylla på med innehåll. Det är oftast bäst om kunden själv utför arbetet med att kategorisera och flytta innehållet på deras tidigare lagringsplatser som i de flesta fallen är en filserver som av användarna ansluts som G: för användarna.
    Med en väl genomförd förstudie så blir den här fasen kort och effektiv.
  3. Utbildning
    Det är fortfarande förvånande för mig att enbart 23%(enligt en undersökning från SCB) som utbildar användarna vid införande av IT-verktyg, och så hävdar de flesta att personalen är den viktigaste resursen. Att inte utbilda är tyvärr det vanligaste felet som görs vid införande av IT-system, jag har tyvärr sett det under mina 31 år i branschen alltför ofta.
    När jag på 90-talet jobbade på BGC så skulle IT-avdelningen mätas hur effektiva vi var i jämförelse med andra IT-avdelningar i en s.k Compass-undersökningen.
    Vi fick notera olika åtgärder vi utförde under mätveckan och varje åtgärd hade en kod, jag minns just koden C27260. Och än mer minns jag den diplomatiska beskrivningen av Skit Bakom Spakarna(SBS), ”Problem som härrör till användarens bristande kompetens eller utbildning” . Inkompetens känns för mig som ett negativt och nedvärderande ord, så jag lägger alltid till när jag berättar den historien att inkompetens kan botas med utbildning.
    Jag har tidigare på bloggen skrivit om varför jag drivs av att hålla på med utbildning, jag har sedan dess hållit en del utbildning och kommit på att en av de bästa belöningar jag kan få när jag utbildar i SharePoint, Office365 och molntjänster är att eleverna säger ”ahá är det så det fungerar” och jag ser att ett Liljeholmens tänds i deras huvuden.

Du kommer se att jag kommer fokusera mina blogg-inlägg kring utbildning, mentorskap och kunskapsgivande i SharePoint, Office365 och molntjänster. Du kommer få ta del av mina erfarenheter och kunskaper samt även från mina samarbetspartner jag jobbar med.

Du kan återkomma i slutet av påskhelgen för ett nytt inlägg om utbildning, jag räknar med att beskriva om min plan för paketering av 3 olika distributionssätt för utbildning.