Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Papperslösa kontoret

Office

Jag möter fortfarande en del som är tveksamma till om det är möjligt att arbeta med det papperslösa kontoret, även bland mina branschkollegor finns de som tvivlar på att det är möjligt.
När jag 1984 började i IT-branschen så pratades det redan då om papperslösa kontoret, och det har funnits med hela tiden som en utopi. Jag har under förra året arbetat metodiskt med att försöka arbeta med digital lagring istället för pappersdokument. Det har gått riktigt bra även om jag ännu inte lärt alla mina kontakter att ge mig digital istället för fysiska dokument.
Jag brukar scanna de papper jag får och sedan kasta dom eller ge tillbaks dom till mina kontakter.

För 2016 så är det ökat fokus på att arbeta digitalt, vi på NetIntegrate lagrar allt vår redovisningsmaterial digitalt sedan i september 2015 till glädje för vår redovisningskonsult. De flesta fakturor får vi redan digitalt via e-post, men tyvärr har vi inte lyckats få banken och försäkringsbolaget att ge oss alla fakturor på e-post. De envisas fortfarande med att skicka pappersfakturor och de måste vi scanna och spara som original. Bokföringslagen kräver att originalfakturan ska sparas, det innebär t.ex. att får vi en faktura via e-post så måste vi spara e-post meddelandet.

Jag använder olika verktyg för att spara digitalt och göra det lätt sökbart. Den stora fördelen är att jag har tillgång till alla dokument och inte bara de jag har i väskan.

  • SharePoint är den vanligaste platsen för lagring, med metadatakolumner som gör det lätt sökbart samt möjlighet till filtrering.
  • OneDrive for business lagrar jag dokument som jag arbetar på tills de är klara för att sedan flytta de till SharePoint så mina kollegor kommer åt dokumenten,
  • OneNote som lagras i SharePoint gör att jag och mina kollegor kan samarbeta. Vi skriver ofta ut till OneNote samt scannar pappersdokument.

Vi har i vår miljöpolicy ett mål att arbeta med det papperslösa kontoret. Vi kommer informera om hur vi gör via webinar och frukostmöte som vi planerar i andra halvan av januari. Vill du ta del av det så kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev. Vi kommer skicka ut vårt nyhetsbrev för januari med start den 12/1 och vi kommer fortsätta med ett nyhetsbrev per månad.

Vi kommer även under första halvåret skriva mer om strategi för att arbeta i det papperslösa kontoret, samt ha utbildningar och digitala studiecirklar.

Social media

Latest posts