Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Migrera data till SharePoint

arbeta-platsoberoende-netintegrate

Att migrera (flytta och kopiera) in till SharePoint har jag märkt är något som förbryllar många organisationer. Jag tar här upp några tips på hur ni ska tänka samt hur ni kan undvika vissa problem.

Innan vi börjar är det viktigt att förklara en del saker om hur SharePoint lagrar data samt om vilka begränsningar som finns.

  • All data(även dokument) lagras i en SQL databas! Det är en av anledningarna till vissa gränser för vad som kan lagras.
  • OneDrive för företag är en Sharepoint webbplats och därmed lagras allt i databasen.
  • SharePoint är en webb-applikation som installeras på en Microsoft IIS webbserver(även SharePoint Online)
  • SharePoint i Office365 har begränsningar i jämförelse med en SharePoint 2013 server i egen eller outsourcad regi.
  • Även en administratör av Office365 kommer inte åt SQL och IIS servern utan att skriva programkod.

Vilka begränsningar som finns för SharePoint ser du i bilden nedanför, värt att nämna är att en fil inklusive sökvägen får vara max 256 tecken. Det är en anledning till att inte använda mappar.

SharePoint 2013 limits
Det finns flera olika sätt att migrera data till SharePoint

1. Öppna SharePoint-biblioteket via utforskaren eller ansluta det som en enhet och öppna i utforskaren. Några problem som jag har sett är bl.a.
  • Det är en enkelt metod men kan stöta på problem som t.ex. långa filnamn, otillåtna tecken m.m.
  • Du fortsätter att använda mappar samt att du inte kan automatiskt koppla metadata och speciella kolumner till dokumenten.
  • Ändrat datum för filen blir samma som tiden för när du kopierade dokumentet samt att du sätts som författare.
  • Långsam överföring om du använder SharePoint Online

2.  Skapa dokumentbibliotek med eller utan egen-definierade kolumner och via webbläsaren dra och släppa dokument.

  • Samma problem med datum och författare som i förra alternativet.
  • Egendefinierade kolumner uppdateras inte med värden även om kolumnerna angetts som tvingande.
  • Långsam överföring om du använder SharePoint Online.

3. Öppna för synkronisering via OneDrive for business klienten och kopiera över filer till mappen som synkroniseras

  • Klienten för OneDrive för företag har en begränsning på 5 000 dokument som synkroniseras i ett bibliotek. Får du fler än 5 000 dokument så slutar den att synkronisera.
  • Synkroniserar alla på företaget de gemensamma dokumentbiblioteken i SharePoint så ökar er trafik på Internet, tänk på att en del kanske ansluter med 4G och snabbt förbrukar sin datamängd.
    (Om ni laddar upp en Powerpoint med bilder som är 100 MB och ni är 10 användare så synkroniserar alla 100 MB vardera så fort de ansluter).
  • Jag har sett en del problem med klienten som gör att jag inte rekommenderar den för stora synkroniseringar. Att avbryta synkronisering är inte att rekommendera=slå ihop datorn mitt under en synrkonisering.
  • Har du hårddisk tillräckligt för att synkronisera? Tänk på att inte ladda upp mer i OneDrive än vad du har plats för på hårddisken och synkronisera.

4.  Skriva kod eller ta hjälp av en konsult som skriver kod för att migrera

  • Det är en bra men komplicerad metod för att migrera data för en användare utan kunskaper i kodning.
  • Kräver ofta att skripspråket Powershell används och att du är administratör på datorn samt i SharePoint.
  • Ska du migrera till många webbplatser och dokumentbibliotek kan det krävas flera skripfiler.
  • Svårt att få kontroll på vad som händer samt att du i efterhand kan behöva ändra via webbläsaren om inte skriptet gjort vad du önskade men glömde tala om för programmeraren.
  • Det är en snabbare metod för att migera stora mängder dokument. än de 3 tidigare alternativen.

5.  Köpa tredjeparts programvara för att migrera data till SharePoint

  • Ofta en större kostnad än vad de flesta vill betala.
  • Kräver du att få använda svenska är du begränsad i ditt val.
  • En del verktyg/program är gjorda av tekniker och för tekniker.
  • Kan innehålla buggar som alla program.
  • Vissa begränsningar förekommer som t.ex. överförd mängd i GB, abonnemang samt krav på serviceavtal.

Det är de vanligaste sätten att migrera till SharePoint. Du kanske nu undrar hur gör jag på bästa sätt? Jag kommer ha ett onlinemöte nu på onsdag 3/12 16-17 där du kan få råd och tips. Anmäl dig idag så får du en länk.