Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

En första inblick i effektiv digital informationshantering

Att kategorisera och göra information sökbar och hanterlig är viktig för företag, mängden information ökar och vi förväntas hitta informationen. Flera oberoende studier av företag i olika länder visar att en anställd tillbringar 1 timme/arbetsdag att söka efter information som finns lagrad i företagets digitala arkiv. Med en medelkostnad av strax under 200:-/timme blir det en kostnad per år och anställd minst  på 32 000:-.

Att kategorisera t.ex. dokument efter typ är på sätt och vis samma som bibliotek, bokaffärer både online och i butiker gör med böcker. Det traditionella sättet att kategorisera dokument i datorer har varit att sortera dokument i mappar. Det är inte ett effektivt sätt att använda när mängden dokument är så stor och antalet mappar och nivåer på mappar är förvirrande, du och dina kollegor får säkert arbeta med en struktur som kanske inte ens er företrädare skapade utan deras företrädare. Ofta finns det ingen dokumentation om varför strukturen av mappar ser ut som den gör och den är idag föråldrad men inge vågar röra i den.

Ett sätt att lösa det är att kategorisera dokumenten i ett Intranät baserad på Microsoft SharePoint. och då brukar en del använda sig av alternativkolumner med val för typ av dokument. Vilket kan fungera bra men kanske inte helt flexibelt. Så läs vidare och ta del av ett tips från coachen om effektivare alternativkolumner.

SP kolumn alternativ

 

En nackdel med kolumntypen alternativ är att den kan kännas statisk. Det finns möjligheten till egna alternativ, men de lagras inte för att kunna användas när nästa dokument ska kategoriseras.
Ett bättre alternativ är då kolumntypen Hanterad metadata, metadata  är data om data och hanteras centralt i en SharePoint oavsett om det är i en egen server eller som molntjänst. En administratör kan ge behörighet till delar eller hela katalogen av termer som definieras i katalogen för metadata. En termtyp som t.ex. dokumenttyp kan även lämnas som öppen. Då kan användare lägga till alternativ dynamiskt.

sp kolumn metadata alternativ

 

Vill du veta mer om metadata så kommer det en utbildning till hösten, se kurstillfällen.