Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Filtrera vyer i SharePoint bibliotek

Den stora utmaningen som många står inför med SharePoint bilbiotek både gemensamma och de i OneDrive är att det blir en stor mångd filer som kan vara svårt att hitta bland. Visst finns sökfunktionen men den räcker inte alltid.

Lösningen är att filtrerar det som du ser i form av vyer, det är inte så svårt och jag ska ge en del tips om hur du ska göra.

Du börjar med att i dokumentbiblioteket gå till menyfliken, bibliotek. Där klickar du på skapa vy

Bibliotekflik

 

En vy är ett sätt att filtrera och formatera innehållet i ett bibliotek och en lista. Du ser alltid en vy i SharePoint, det du ser normalt är den som heter ”Alla dokument”. Som namnet säger så innehåller den helt riktigt alla dokument. Vill du filtrera så kan du skapa en ny vy. När du väljer att skapa en ny vy så får du upp en bild på vilken typ av vy du vill skapa, Jag kommer inte gå igenom alla alternativen i det här inlägget. Den jag rekommenderar är den som heter Standardvy att utgå ifrån.

Vytyp

När du skapar en ny vy så får du en chans att välja vilka kolumner som ska visas, jag brukar säga att du ska se en SharePoint vy som ett Excel-blad. Du kan välja vilka kolumner du ska se, vilken ordning du ska se dom i samt hur du filtrerar och sorterar innehållet efter. Du börjar först med att ge vyn ett namn samt ange om den är personlig eller offentlig(tillgänglig för alla). Därefter anger du kolumner som ska visas. Det kraftfulla anpassningen kommer nedanför kolumnerna och till att börja med filtrera och sortera.

sortera o filtrera vy

Här kan du välja att sortera efter olika kolumner och i vilken ordning, med filtrering har du flera val och formler som du kan välja på.

filtreringsval

 

Filtrering kan t.ex. göras för datumfält som t.ex. de senaste 7 dagarnas skapade filer.

skapade 7dar

 

Nästa vecka kommer jag visa mer hur vyer kan filtreras. Trevlig sommar.