Online all the time, anywhere with anything
Call Us: +46 8 50003170

Digital semesterkalender

SharePoint Kalender

Det märks att det är semester i Sverige men även i delar av Europa. Har ni på ert företag planerat semestern digitalt i år? Eller har ni som många fortfarande gör, en A3 papperskalender över sommaren som ni köpt av er kontorsvaruleverantör. De flesta av de leverantörerna jag pratat med anser fortfarande att papperskalendern är överlägsen den digitala. De hävdar att den ger bättre översyn.

Jag vill presentera en lösning som ger en god översyn och som ingår för er alla som kör Office365(ni är redan många och ni blir fler under det närmaste året). Med Office365 följer verktyget SharePoint Online, det är inget nytt verktyg utan det har funnits och förädlats sedan 2001. Om SharePoint var ett eget företag skulle det vara världens 5:e största programvaruföretag, 80% av företagen på amerikanska Fortune 500 listan använder SharePoint.

I SharePoint finns en möjlighet att skapa kalendrar som varje användare kan ansluta till sin Outlook, precis som ni kan ansluta en gemensam e-post för företaget eller gruppen. Ni får då en överblick som är på samma sätt som ni har på den gamla papperskalendern.

En kalender i SharePoint är en lista som standardmässigt visas som en kalender och har funktionen att anslutas till Outlook. Liksom andra listor kan du och dina kollegor använda er av funktioner för att automatisera åtgärder kopplade till er kalender, det kan automatiseras med arbetsflöden(workflow på engelska) eller med programkod som en SharePoint-utvecklare kan hjälpa er med om ni inte har egna utvecklare.

Ni kan automatisera som det här exemplet

  1. En anställd registrerar ansökan om ledighet i kalender.
  2. En uppgift skapas automatiskt med ett mail till chefen för godkännande.
  3. Chefen godkänner semestern(eller avslår begäran och skriver en motivering)
  4. En uppgift skapas som skickar ett mail till HR samt till den anställde att semester beviljats.
  5. Den anställdes kollega med samma abetsuppgifter registrerar en begäran samma semestertid.
  6. Automatiskt får kollegan ett svar att semester inte kan beviljas samt chefen får ett mail.
  7. Nu kan chefen hantera hur det ska lösas med att båda med samma arbetsuppgift ska kunna lösa sina semesterönskemål samtidigt.

Det här kan utökas med funktioner som i punkt 4 ovan inkludera hur många semesterdagar den anställde har kvar på semesteråret.

Det här är ett sätt att digitalisera och automatisera rutiner på ert företag, när du är tillbaka från semester kan du kontakta oss på NetIntegrate för hjälp att ta fram lösningar för att effektivisera era rutiner genom att digitalisera era kalendrar, beställningsrutiner och annat. Kontakta oss via e.post.

1984 när jag började i IT-branschen kallades branschen för ADB(Automatisk DataBehandling), jag tycker att industriföretag har varit duktiga på att automatisera medans tjänsteföretagen ofta är väldigt manuella i sina rutiner och extremt pappersberoende. Det är ett av mina mål att ändra på

Social media

Latest posts